Datenschutzerklärung

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutzgesetze, insbesondere der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), ist:

ReformKontor GmbH & Co. KG

Ernst-Litfaß Str. 16,

19246 Zarrentin am Schaalsee

Ihre Betroffenenrechte

Unter den angegebenen Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten können Sie jederzeit folgende Rechte ausüben:

  • Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten und deren Verarbeitung (Art. 15 DSGVO),
  • Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten (Art. 16 DSGVO),
  • Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Daten (Art. 17 DSGVO),
  • Einschränkung der Datenverarbeitung, sofern wir Ihre Daten aufgrund gesetzlicher Pflichten noch nicht löschen dürfen (Art. 18 DSGVO),
  • Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten bei uns (Art. 21 DSGVO) und
  • Datenübertragbarkeit, sofern Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder einen Vertrag mit uns abgeschlossen haben (Art. 20 DSGVO).

Sofern Sie uns eine Einwilligung erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Sie können sich jederzeit mit einer Beschwerde an eine Aufsichtsbehörde wenden, z. B. an die zuständige Aufsichtsbehörde des Bundeslands Ihres Wohnsitzes oder an die für uns als verantwortliche Stelle zuständige Behörde.

Eine Liste der Aufsichtsbehörden (für den nichtöffentlichen Bereich) mit Anschrift finden Sie unter: https://www.bfdi.bund.de/DE/Service/Anschriften/Laender/Laender-node.html.

Erfassung allgemeiner Informationen beim Besuch unserer Website

Art und Zweck der Verarbeitung:

Wenn Sie auf unsere Website zugreifen, d.h., wenn Sie sich nicht registrieren oder anderweitig Informationen übermitteln, werden automatisch Informationen allgemeiner Natur erfasst. Diese Informationen (Server-Logfiles) beinhalten etwa die Art des Webbrowsers, das verwendete Betriebssystem, den Domainnamen Ihres Internet-Service-Providers, Ihre IP-Adresse und ähnliches.

Sie werden insbesondere zu folgenden Zwecken verarbeitet:

  • Sicherstellung eines problemlosen Verbindungsaufbaus der Website,
  • Sicherstellung einer reibungslosen Nutzung unserer Website,
  • Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität sowie
  • zur Optimierung unserer Website.

Wir verwenden Ihre Daten nicht, um Rückschlüsse auf Ihre Person zu ziehen. Informationen dieser Art werden von uns ggfs. anonymisiert statistisch ausgewertet, um unseren Internetauftritt und die dahinterstehende Technik zu optimieren.

Rechtsgrundlage und berechtigtes Interesse:

Die Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf Basis unseres berechtigten Interesses an der Verbesserung der Stabilität und Funktionalität unserer Website.

Empfänger:

Empfänger der Daten sind ggf. technische Dienstleister, die für den Betrieb und die Wartung unserer Webseite als Auftragsverarbeiter tätig werden.

Speicherdauer:

Die Daten werden gelöscht, sobald diese für den Zweck der Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Dies ist für die Daten, die der Bereitstellung der Website dienen, grundsätzlich der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist.

Im Falle der Speicherung der Daten in Logfiles ist dies nach spätestens 14 Tagen der Fall. Eine darüberhinausgehende Speicherung ist möglich. In diesem Fall werden die IP-Adressen der Nutzer anonymisiert, sodass eine Zuordnung des aufrufenden Clients nicht mehr möglich ist.

Bereitstellung vorgeschrieben oder erforderlich:

Die Bereitstellung der vorgenannten personenbezogenen Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Ohne die IP-Adresse ist jedoch der Dienst und die Funktionsfähigkeit unserer Website nicht gewährleistet. Zudem können einzelne Dienste und Services nicht verfügbar oder eingeschränkt sein. Aus diesem Grund ist ein Widerspruch ausgeschlossen.

Drittlandtransfer:

Die erhobenen Daten werden ggfs. in folgende Drittländer übertragen:

nein

Folgende Datenschutzgarantien liegen vor:

Technisch nicht notwendige Cookies

Des Weiteren setzen wir Cookies ein, um das Angebot auf unserer Website besser auf die Interessen unserer Besucher abzustimmen oder auf Basis statistischer Auswertungen allgemein zu verbessern.

Welche Anbieter Cookies setzen, entnehmen Sie bitte den unten aufgeführten Informationen zu den eingesetzten Darstellungs-, Tracking-, Remarketing- und Webanalyse-Technologien.

Rechtsgrundlage:

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungen ist jeweils Ihre Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Empfänger:

Empfänger der Daten sind ggf. technische Dienstleister, die für den Betrieb und die Wartung unserer Website als Auftragsverarbeiter tätig werden.

Weitere Empfänger entnehmen Sie bitte den unten aufgeführten Informationen zu den eingesetzten Darstellungs-, Tracking-, Remarketing- und Webanalyse-Technologien.

Drittlandtransfer:

Informationen hierzu entnehmen Sie bitte aus den Auflistungen der einzelnen Darstellungs-, Tracking-, Remarketing- und Webanalyse-Anbietern.

Bereitstellung vorgeschrieben oder erforderlich:

Natürlich können Sie unsere Website grundsätzlich auch ohne Cookies betrachten. Webbrowser sind regelmäßig so eingestellt, dass sie Cookies akzeptieren. Im Allgemeinen können Sie die Verwendung von Cookies jederzeit über die Einstellungen Ihres Browsers deaktivieren (siehe Widerruf der Einwilligung).

Bitte beachten Sie, dass einzelne Funktionen unserer Website möglicherweise nicht funktionieren, wenn Sie die Verwendung von Cookies deaktiviert haben.

Widerruf der Einwilligung:

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über unser Cookie-Consent-Tool widerrufen.

Hinweis zur Datenweitergabe in die USA und sonstige Drittstaaten

Wir verwenden unter anderem Tools von Unternehmen mit Sitz in den USA oder sonstigen datenschutzrechtlich nicht sicheren Drittstaaten. Wenn diese Tools aktiv sind, können Ihre personenbezogene Daten in diese Drittstaaten übertragen und dort verarbeitet werden. Wir weisen darauf hin, dass in diesen Ländern kein mit der EU vergleichbares Datenschutzniveau garantiert werden kann. Beispielsweise sind US-Unternehmen dazu verpflichtet, personenbezogene Daten an Sicherheitsbehörden herauszugeben, ohne dass Sie als Betroffener hiergegen gerichtlich vorgehen könnten. Es kann daher nicht ausgeschlossen werden, dass US-Behörden (z. B. Geheimdienste) Ihre auf US-Servern befindlichen Daten zu Überwachungszwecken verarbeiten, auswerten und dauerhaft speichern. Wir haben auf diese Verarbeitungstätigkeiten keinen Einfluss.

Profiling:

Inwiefern wir das Verhalten von Websitebesuchern mit pseudonymisierten Nutzerprofilen analysieren, entnehmen Sie bitte den unten aufgeführten Informationen zu den eingesetzten Darstellungs-, Tracking-, Remarketing- und Webanalyse-Technologien.

Kontaktformular

Art und Zweck der Verarbeitung:

Die von Ihnen eingegebenen Daten werden zum Zweck der individuellen Kommunikation mit Ihnen gespeichert. Hierfür ist die Angabe einer validen E-Mail-Adresse sowie Ihres Namens erforderlich. Diese dient der Zuordnung der Anfrage und der anschließenden Beantwortung derselben. Die Angabe weiterer Daten ist optional.

Rechtsgrundlage:

Die Verarbeitung der in das Kontaktformular eingegebenen Daten erfolgt auf der Grundlage eines berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Durch Bereitstellung des Kontaktformulars möchten wir Ihnen eine unkomplizierte Kontaktaufnahme ermöglichen. Ihre gemachten Angaben werden zum Zwecke der Bearbeitung der Anfrage sowie für mögliche Anschlussfragen gespeichert.

Sofern Sie mit uns Kontakt aufnehmen, um ein Angebot zu erfragen, erfolgt die Verarbeitung der in das Kontaktformular eingegebenen Daten zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Empfänger:

Empfänger der Daten sind ggf. Auftragsverarbeiter.

Drittlandtransfer:

Die erhobenen Daten werden ggfs. in folgende Drittländer übertragen:

nein

Folgende Datenschutzgarantien liegen vor:

Speicherdauer:

Daten werden spätestens 6 Monate nach Bearbeitung der Anfrage gelöscht.

Sofern es zu einem Vertragsverhältnis kommt, unterliegen wir den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nach HGB und löschen Ihre Daten nach Ablauf dieser Fristen.

Umgang mit Bewerberdaten

Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, sich bei uns zu bewerben (z. B. per E-Mail, postalisch oder via Online-Bewerberformular). Im Folgenden informieren wir Sie über Umfang, Zweck und Verwendung Ihrer im Rahmen des Bewerbungsprozesses erhobenen personenbezogenen Daten. Wir versichern, dass die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer Daten in Übereinstimmung mit geltendem Datenschutzrecht und allen weiteren gesetzlichen Bestimmungen erfolgt und Ihre Daten streng vertraulich behandelt werden. Gleiches gilt für die Daten, die wir vom Partnermanagement mithilfe von Bewerberprofilen erhalten.

Umfang und Zweck der Datenerhebung

Wenn Sie uns eine Bewerbung zukommen lassen oder wir Ihr Profil vom Partnermanagement erhalten, , verarbeiten wir Ihre damit verbundenen personenbezogenen Daten (z. B. Kontakt- und Kommunikationsdaten, Bewerbungsunterlagen, Notizen im Rahmen von Bewerbungsgesprächen etc.), soweit dies zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Rechtsgrundlage hierfür ist § 26 BDSG nach deutschem Recht (Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses), Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (allgemeine Vertragsanbahnung) und – sofern Sie eine Einwilligung erteilt haben – Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar. Ihre personenbezogenen Daten werden innerhalb unseres Unternehmens ausschließlich an Personen weitergegeben, die an der Bearbeitung Ihrer Bewerbung beteiligt sind.

Sofern die Bewerbung erfolgreich ist, werden die von Ihnen eingereichten Daten auf Grundlage von § 26 BDSG und Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zum Zwecke der Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses in unseren Datenverarbeitungssystemen gespeichert.

Aufbewahrungsdauer der Daten

Sofern wir Ihnen kein Stellenangebot machen können, Sie ein Stellenangebot ablehnen oder Ihre Bewerbung zurückziehen, behalten wir uns das Recht vor, die von Ihnen übermittelten Daten auf Grundlage unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) bis zu 6 Monate ab der Beendigung des Bewerbungsverfahrens (Ablehnung oder Zurückziehung der Bewerbung) bei uns aufzubewahren. Anschließend werden die Daten gelöscht und die physischen Bewerbungsunterlagen vernichtet. Die Aufbewahrung dient insbesondere Nachweiszwecken im Falle eines Rechtsstreits. Sofern ersichtlich ist, dass die Daten nach Ablauf der 6-Monatsfrist erforderlich sein werden (z. B. aufgrund eines drohenden oder anhängigen Rechtsstreits), findet eine Löschung erst statt, wenn der Zweck für die weitergehende Aufbewahrung entfällt.

Eine längere Aufbewahrung kann außerdem stattfinden, wenn Sie eine entsprechende Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) erteilt haben oder wenn gesetzliche Aufbewahrungspflichten der Löschung entgegenstehen.

Aufnahme in den Bewerber-Pool

Sofern wir Ihnen kein Stellenangebot machen, besteht ggf. die Möglichkeit, Sie in unseren Bewerber-Pool aufzunehmen. Im Falle der Aufnahme werden alle Dokumente und Angaben aus der Bewerbung in den Bewerber-Pool übernommen, um Sie im Falle von passenden Vakanzen zu kontaktieren.

Die Aufnahme in den Bewerber-Pool geschieht ausschließlich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Abgabe der Einwilligung ist freiwillig und steht in keinem Bezug zum laufenden Bewerbungsverfahren. Der Betroffene kann seine Einwilligung jederzeit widerrufen. In diesem Falle werden die Daten aus dem Bewerber-Pool unwiderruflich gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsgründe vorliegen.

Die Daten aus dem Bewerber-Pool werden spätestens zwei Jahre nach Erteilung der Einwilligung unwiderruflich gelöscht.

Bereitstellung vorgeschrieben oder erforderlich:

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt freiwillig. Wir können Ihre Anfrage jedoch nur bearbeiten, sofern Sie uns Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und den Grund der Anfrage mitteilen.

Verwendung von Google Maps

Diese Seite nutzt den Kartendienst Google Maps. Anbieter ist die Google Ireland Limited („Google“), Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Zur Nutzung der Funktionen von Google Maps ist es notwendig, Ihre IP-Adresse zu speichern. Diese Informationen werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Der Anbieter dieser Seite hat keinen Einfluss auf diese Datenübertragung. Wenn Google Maps aktiviert ist, kann Google zum Zwecke der einheitlichen Darstellung der Schriftarten Google Fonts verwenden. Beim Aufruf von Google Maps lädt Ihr Browser die benötigten Web Fonts in ihren Browsercache, um Texte und Schriftarten korrekt anzuzeigen.

Die Nutzung von Google Maps erfolgt im Interesse einer ansprechenden Darstellung unserer Online-Angebote und an einer leichten Auffindbarkeit der von uns auf der Website angegebenen Orte. Dies stellt ein berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO dar. Sofern eine entsprechende Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TTDSG, soweit die Einwilligung die Speicherung von Cookies oder den Zugriff auf Informationen im Endgerät des Nutzers (z. B. Device-Fingerprinting) im Sinne des TTDSG umfasst. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Die Datenübertragung in die USA wird auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission gestützt. Details finden Sie hier: https://privacy.google.com/businesses/gdprcontrollerterms/ und https://privacy.google.com/businesses/gdprcontrollerterms/sccs/.

Mehr Informationen zum Umgang mit Nutzerdaten finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google: https://policies.google.com/privacy?hl=de.

Widerruf der Einwilligung:

Vom Anbieter wird derzeit keine Möglichkeit für einen einfachen Opt-out oder ein Blockieren der Datenübertragung angeboten. Wenn Sie eine Nachverfolgung Ihrer Aktivitäten auf unserer Website verhindern wollen, widerrufen Sie bitte im Cookie-Consent-Tool Ihre Einwilligung für die entsprechende Cookie-Kategorie oder alle technisch nicht notwendigen Cookies und Datenübertragungen. In diesem Fall können Sie unsere Website jedoch ggfs. nicht oder nur eingeschränkt nutzen.

Eingebettete YouTube-Videos

Auf unserer Website betten wir YouTube-Videos ein. Betreiber der entsprechenden Plugins ist die YouTube, LLC, 901 Cherry Ave., San Bruno, CA 94066, USA (nachfolgend „YouTube“). Die YouTube, LLC ist einer Tochtergesellschaft der Google LLC, 1600 Amphitheatre Pkwy, Mountain View, CA 94043, USA (nachfolgend „Google“). Wenn Sie eine Seite mit dem YouTube-Plugin besuchen, wird eine Verbindung zu Servern von YouTube hergestellt. Dabei wird YouTube mitgeteilt, welche Seiten Sie besuchen. Wenn Sie in Ihrem YouTube-Account eingeloggt sind, kann YouTube Ihr Surfverhalten Ihnen persönlich zuzuordnen. Dies verhindern Sie, indem Sie sich vorher aus Ihrem YouTube-Account ausloggen.

Wird ein YouTube-Video gestartet, setzt der Anbieter Cookies ein, die Hinweise über das Nutzerverhalten sammeln.

Weitere Informationen zu Zweck und Umfang der Datenerhebung und ihrer Verarbeitung durch YouTube erhalten Sie in den Datenschutzerklärungen des Anbieters, Dort erhalten Sie auch weitere Informationen zu Ihren diesbezüglichen Rechten und Einstellungsmöglichkeiten zum Schutze Ihrer Privatsphäre (https://policies.google.com/privacy).

Widerruf der Einwilligung:

Vom Anbieter wird derzeit keine Möglichkeit für einen einfachen Opt-out oder ein Blockieren der Datenübertragung angeboten. Wenn Sie eine Nachverfolgung Ihrer Aktivitäten auf unserer Website verhindern wollen, widerrufen Sie bitte im Cookie-Consent-Tool Ihre Einwilligung für die entsprechende Cookie-Kategorie oder alle technisch nicht notwendigen Cookies und Datenübertragungen. In diesem Fall können Sie unsere Website jedoch ggfs. nicht oder nur eingeschränkt nutzen.

SSL-Verschlüsselung

Um die Sicherheit Ihrer Daten bei der Übertragung zu schützen, verwenden wir dem aktuellen Stand der Technik entsprechende Verschlüsselungsverfahren (z. B. SSL) über HTTPS.

Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Empfänger eines Widerspruchs

ReformKontor GmbH & Co. KG

Ernst-Litfaß-Str. 16
19246 Zarrentin am Schaalsee

Telefon: 038851-510

Email: datenschutz@reformkontor.de

Änderung unserer Datenschutzbestimmungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.

Fragen an den Datenschutzbeauftragten

Wenn Sie Fragen zum Datenschutz haben, schreiben Sie uns bitte eine E-Mail oder wenden Sie sich direkt an die für den Datenschutz verantwortliche Person in unserer Organisation:

Genossenschaftsverband – Verband der Regionen e.V.
Bereich Prüfung und Beratung Großkunden
Verwaltungssitz Düsseldorf
Ludwig-Erhard-Allee 20, 40227 Düsseldorf
Telefon: +49211160914957

Email: datenschutz@reformkontor.de

Die Datenschutzerklärung wurde mithilfe der activeMind AG erstellt, den Experten für externe Datenschutzbeauftragte (Version #2020-09-30).

Interne Hinweisgeberstelle

Information zur Erhebung personenbezogener Daten nach der DSGVO für Hinweisgeber im Hinweisgebersystem

Die EU-Datenschutz-Grundverordnung verpflichtet uns, Ihnen umfassende Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen unserer Tätigkeit zur Verfügung zu stellen.

Diese Information bezieht sich auf die Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns im Rahmen des 

Hinweisgebersystems 

zur Umsetzung der Richtlinie 2019/1937 DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS UND DES RATES vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden der gesetzlichen Anforderungen an interne Meldestellen gemäß §§ 12 (1), 13 des Gesetzes für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen (BGBl. 2023 I Nr. 140 vom 02.06.2023; im Folgenden: HinSchG) und hiernach erlassener landesgesetzlicher Regelungen für Landes- und Kommunalbehörden sowie deren Unternehmen.

ECOVIS betreibt das Hinweisgebersystem in unserem Auftrag, da wir als datenschutzrechtlich Verantwortliche hierüber unseren Beschäftigten und ggf. auch Dritten (sog. Hinweisgeber) die - auch anonyme - Übermittlung von Hinweisen auf mögliche Rechtsverstöße oder ethisches Fehlverhalten durch Mitarbeiter des Unternehmens (Betroffene) mit dem Ziel der Prüfung solcher Hinweise und ggf. der Einleitung von Folgemaßnahmen zur Beseitigung von Mängeln oder Ahndung von Verstößen gegen unternehmensinterne oder auch gesetzliche Regelungen eröffnen.

Dies trifft in gleicher Weise auf die Nutzung als Ombudsstelle im Rahmen des sachlichen Anwendungsbereiches des § 2 (1) Nr. 1 - 10 HinSchG zu.

Im Hinweisgebersystem werden somit ggf. Daten des Hinweisgebers und auch Daten von Dritten, d. h.

  • unseren Mitarbeitern als Betroffene,
  • möglichen Zeugen zu Sachverhalten

aufgrund der vertraglichen Regelung zwischen uns und Ecovis als Auftragsverarbeiter verarbeitet.

Im Rahmen der Funktionsübertragung nimmt ECOVIS die Hinweise von Hinweisgebern entgegen, anonymisiert diese und übermittelt die zur Prüfung möglicher Rechtsverstöße erforderlichen Informationen an die bei uns verantwortlichen Stellen. Nach Aufklärung der Sachverhalte durch uns, informieren wir ECOVIS über die ergriffenen Folgemaßnahmen. ECOVIS informiert dann - soweit dies möglich ist - den Hinweisgeber über die ergriffenen Folgemaßnahmen.

  1. Kontaktdaten

Verantwortlicher

ReformKontor GmbH & Co. KG

Ernst-Litfaß-Str. 16

19246 Zarrentin

Telefon: +49 (0) 38851 510

Telefax: +49 (0) 38851 / 51-299

E-Mail: info@reformkontor.de

Datenschutzbeauftragter des Unternehmens

Genossenschaftsverband – Verband der Regionen e.V.
Bereich Prüfung und Beratung Großkunden

Verwaltungssitz Düsseldorf
Ludwig-Erhard-Allee 20, 40227 Düsseldorf
Telefon: +49211160914957

Auftragsverarbeiter als interne Meldestelle:

Ecovis Keller Rechtsanwälte PartG mbB

Am Campus 1-11, 18182 Rostock/Bentwisch

  Tel.:  0381 128849-0

E-Mail:  meldestelle380@ecovis.com

Internet: Meldestelle - Datenschutz-Beratung (ecovis.com)

Externer Datenschutzbeauftragter

Herr Sebastian Fröhlich 

E-Mail: datenschutz@ecovis.com 

  1. Verarbeitungsrahmen

Wenn Sie Hinweisgeber sind:

Im Rahmen des Hinweisgebersystems erhebt die durch uns beauftragte Meldestelle bei ECOVIS in Abhängigkeit der vom Hinweisgeber, Dritten oder von uns übermittelten Informationen die folgenden Kategorien von Daten:

  • Identifikationsdaten Kontaktdaten Anrede / Geschlecht Adressdaten,
  • Berufliche Tätigkeiten Wohnadresse Gegenwärtige Arbeitsstelle,
  • Angaben zu möglichen Straftaten, Ordnungswidrigkeiten oder Handlungen unter Verstoß gegen unternehmensinterne ethische Regelungen,
  • Angaben zu möglichen Zeugen der angezeigten Sachverhalte.

Diese Daten können einen Personenbezug aufweisen, insbesondere wenn es sich bei den Dritten um natürliche Personen handelt oder solche Personen als Organ, sonstiger Vertretungsberechtigter, Ansprechpartner, Rechtsvertreter oder in ähnlicher Funktion für Dritte tätig werden.

Die interne Meldestelle ECOVIS erhebt die Daten grundsätzlich im direkten Kontakt mit dem Hinweisgeber. Personenbezogene Daten betroffener Mitarbeiter unseres Unternehmens erhebt die Meldestelle erstmalig ebenfalls vom Hinweisgeber. Diese werden ggf. verifiziert und angereichert durch Informationen, die die Meldestelle von uns erhalten hat.

Im Rahmen der Sachverhaltsprüfung werden uns daneben ggf. auch ergänzende Daten durch Dritte offengelegt. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn uns Daten von Kunden und Geschäftspartnern, Rechtsvertretern, Versicherungen, öffentlichen Stellen, Gutachtern, Gerichten oder Behörden übermittelt werden.

Aus öffentlichen Quellen erheben wir - soweit nicht vorhanden - Kontaktdaten und ergänzende Informationen.

Eine gesetzliche Pflicht zur Bereitstellung von Daten des Hinweisgebers besteht nicht. 

Die Nichtbereitstellung personenbezogener Daten des Hinweisgebers hat in der Regel zur Folge, dass nicht über Folgemaßnahmen informiert werden kann. Möglicherweise kann der Sachverhalt nicht vollständig aufgeklärt werden.

 Sofern der Hinweisgeber seine personenbezogenen Daten der Meldestelle ECOVIS zur Verfügung stellt, werden diese ausschließlich im Rahmen einer informierten und schriftlichen Einwilligung und nur im für die Aufklärung des Sachverhaltes erforderlichen Umfang durch uns als Beschäftigungsgeber verarbeitet. Die Meldestelle gewährleistet die Anonymität des Hinweisgebers sowohl durch eine Datentrennung innerhalb des Hinweisgebersystems als auch durch die Übermittlung ausschließlich anonymisierter Daten an uns.

Bei der Datenverarbeitung in unserem Unternehmen werden keine automatischen Überwachungs- oder Bewertungssysteme eingesetzt.

  • Rechtsgrundlage
  • Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung im Rahmen Erfüllung der vertraglichen Funktionsübertragung zur Bereitstellung eines Hinweisgebersystems:
    1. Die Datenverarbeitung der Hinweisgeber bei der Meldestelle ECOVIS erfolgt auf Basis einer Einwilligung gem. Art. 6 (1) a DSGVO zu der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für den Zweck der Information über den Fortgang des Verfahrens und ggf. Rückfragen zur Klärung des Sachverhaltes. Schließlich kann es vorkommen, dass wir die Datenverarbeitung auf eine vom Hinweisgeber freiwillig, informiert und unmissverständlich für weitere konkreten Zweck abgegebene Einwilligung stützen. In diesem Fall informieren wir den Hinweisgeber im Zusammenhang mit der Einwilligung gesondert.
    2. Die Dokumentation der Meldung sowie die Verwendung der durch den Hinweisgeber bereitgestellten eigenen personenbezogenen Daten, möglicherweise benannter Dritter als Zeugen oder als Verursacher eines zu untersuchenden Sachverhaltes erfolgt auf der Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes, hier insbesondere nach §§ 9, 10 HinSchG.

Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass Fälle denkbar sind, in denen die Verarbeitung auf mehrere, nebeneinander geltende Rechtsgrundlagen gestützt werden könnten. In einem solchen Fall behalten wir uns vor, die Verarbeitung auch im Falle des Widerrufs der Einwilligung auf eine andere, gesetzliche Rechtsgrundlage zu stützen. Darüber werden wir Sie im Falle des Widerrufs der Einwilligung entsprechend informieren.

  1. Dauer der Datenspeicherung

Die Dokumentation der Meldung wird aufgrund gesetzlicher Vorschriften für 3 Jahre nach Abschluss des Verfahrens im Rahmen der Auftragsverarbeitung bei Ecovis verwahrt (§ 11 (5) HinSchG).

Die Meldestelle bei Ecovis hat eigene gesetzliche Aufbewahrungsfristen, so dass die Dokumentation der Meldung gem. § 50 BRAO zur sechsjährigen Speicherung nach Ende des Jahres besteht, in dem das Verfahren abgeschlossen wurde,

  1. Weitergabe und Auslandsbezug
  • Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Die durch die Meldestelle erhobenen Daten werden unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften ausschließlich dann an andere Empfänger und Dritte weitergeleitet, wenn dies unter Wahrung der Anonymität des Hinweisgebers möglich ist oder durch diesen im Einzelfall eine Einwilligung vorliegt.

Zum technischen Betrieb der Kommunikations- und Datenverarbeitungssysteme werden externe Datenverarbeiter als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 4 Nr. 10 DSGVO einbezogen, so dass die Verarbeitung der Daten durch sie keine Übermittlung im Sinne von Art. 4 Nr. 2 DSGVO darstellt. Diese wurden sorgfältig insbesondere im Hinblick auf die erforderliche Vertraulichkeit der Datenverarbeitung ausgewählt, vertraglich gebunden und werden regelmäßig überwacht.

  • Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in ein Drittland erfolgt nicht und ist nicht beabsichtigt.
  1. Ihre Rechte

Als betroffene Person haben Sie nach der Datenschutz-Grundverordnung verschiedene Rechte. Dies sind

  • Recht auf Auskunft über die bei uns zu Ihnen gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
  • Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
  • Recht auf Löschung der Daten, wenn keine Rechtsgrundlage für eine weitere Speicherung vorliegt (Art. 17 DSGVO) und
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung der Daten auf bestimmte Zwecke (Art. 18 DSGVO).

Beruht die Verarbeitung Ihrer Daten auf einer Einwilligung, dann haben Sie das Recht, die von Ihnen erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der erteilten Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird durch den Widerruf nicht berührt. Wir weisen daneben noch einmal ausdrücklich darauf hin, dass Fälle denkbar sind, in denen die Verarbeitung auf mehrere nebeneinander geltenden Rechtsgrundlagen gestützt werden könnte. In einem solchen Fall behalten wir uns vor, die Verarbeitung auch im Falle des Widerrufs der Einwilligung auf eine andere, gesetzliche Rechtsgrundlage zu stützen. Darüber werden wir Sie im Falle des Widerrufs der Einwilligung entsprechend informieren.

Bitte beachten Sie, dass die Informationspflicht gemäß Art. 14 Abs. 5 lit. d DSGVO gegenüber betroffenen Personen, deren personenbezogene Daten die Meldestelle im Rahmen Ihrer Tätigkeit für uns nicht bei diesen selbst erheben, nicht anzuwenden ist. Auch das Recht von betroffenen Personen auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO ist insoweit eingeschränkt, als dies die entgegenstehenden Rechte und Freiheiten des Hinweisgebers oder Dritter beeinträchtigen würde. Soweit der Meldestelle daher Ihre Daten im Rahmen eines erteilten Auftrages Daten von Dritten übermittelt wurden, ersuchen wir Sie, die Betroffenenrechte bei uns direkt einzufordern.

Der Meldestelle ist eine Erfüllung dieser Betroffenenrechte aus berufsrechtlichen Gründen nicht erlaubt, soweit die Meldestelle mit deren Erfüllung gegen die sie gesetzlich treffende Berufsverschwiegenheit verstoßen würde.

Daneben haben Sie nach Art. 77 DSGVO das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

[Der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Mecklenburg-Vorpommern

Schloss Schwerin, Lennéstraße 1,

19053 Schwerin

Telefon: +49 385 59494 0

Telefax: +49 385 59494 58

E-Mail: info@datenschutz-mv.de

Web: www.datenschutz-mv.de https://www.datenschutz-mv.de/kontakt/kontaktformular/

Schließlich haben Sie das Recht, sich jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten zu wenden. Dieser ist hinsichtlich Ihrer Anfrage zur Verschwiegenheit verpflichtet, soweit es um die Verarbeitung Ihrer Daten geht.  Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter den in Ziffer 1 genannten Kontaktdaten.